Mit Collaboration aus der Cloud in die Zukunft wachsen

Die Unternehmen in der Schweiz haben ehrgeizige Pläne. Ihr Wachstumsoptimismus hält nicht nur unvermindert an, sondern hat gegenüber dem Vorjahr auch zugelegt. Das offenbart die «25th Annual Global CEO Survey 2021» der Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC). Dabei haben sich die Strategien verändert. Standen in den vergangenen Jahrzehnten Kosten, Effizienz oder Wertschöpfung oben auf der Agenda, so richtet sich der Fokus seit Kurzem auf grosse strategische Transformationen. Das ist eine lohnenswerte Initiative. Jedoch sollten Collaboration-Lösungen aus der Cloud ein Bestandteil sein. Denn sie sind eine Grundlage für das Arbeiten von morgen – die New Work.

Cloudbasierte Software zur Zusammenarbeit ermöglicht zum Beispiel ortsunabhängiges Arbeiten und eine bessere Datenverfügbarkeit. Das ist nicht nur vor dem Hintergrund der anhaltenden Pandemie relevant, sondern auch in Anbetracht der Modernisierung sowie Automatisierung der IT und der Umsetzung digitaler und datenbasierter Geschäftsmodelle. Denn dies sind einer neuen Lünendonk-Studie zufolge die aktuellen Top-Themen auf der Agenda der CIOs. Für eine erfolgreiche Realisierung gilt es jedoch einige Hürden zu überwinden.

Einzelne Cloud-Tools sind nicht genug

Denn Lift & Shift, also die reine Verlagerung von IT-Anwendungen in die Cloud, schafft allein noch keine signifikanten Benefits für Innovationen, Geschwindigkeit, Agilität und User Experience, wie es in der Lünendonk-Studie heisst. Wenn die Prozesse gleichbleiben und nur in die Cloud verschoben werden, ergeben sich eher Kosteneffekte. Wichtig ist daher, die Software entsprechend ihren Möglichkeiten zu verwenden und etwa verschiedene Tools sinnvoll miteinander zu kombinieren, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. So profitieren User von Google Workspace am meisten, wenn sie nicht nur einzelne Anwendungen wie Drive, Docs und Meet stand-alone nutzen, sondern konsequent auf die Dienste des Cloud-Pioniers zurückgreifen – also auch auf Gmail, Kalender sowie Präsentationen, und passende externe Tools integrieren, zum Beispiel zum Signieren von Dokumenten und für Projektmanagement. Dadurch finden Mitarbeiter alles, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen, über eine Oberfläche.

Die Aufgaben verändern sich

Die neue Arbeitsweise macht bisher manuelle Tätigkeiten entbehrlich. Das wird am Exempel der Bearbeitung von Dokumenten wie Kaufverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Arbeitsverträge deutlich. Wurden diese bisher oft ausgedruckt, vom Vorgesetzten unterzeichnet und dann per Post verschickt oder eingescannt und per E-Mail versendet, können Anwender von Google Workspace solche Dokumente einfach mit dem Chef teilen, sodass dieser sie digital signieren kann, ohne Gmail oder Google Drive zu verlassen. Anschliessend ist es möglich, das Dokument für die Vertragspartner freizugeben. Alle arbeiten am selben Dokument, sämtliche Änderungen sind transparent. Das bedeutet in der Tat eine Umstellung.

Allem voran gilt es zu begreifen, dass Mitarbeiter, die das Ausdrucken und Weiterleiten übernahmen, nun nicht überflüssig werden, sondern ihnen vielmehr andere Aufgaben wie die Kontrolle des Datenschutzes und Steuerungsfunktionen obliegen. Zum anderen ist es wichtig, dass sie schnellstmöglich lernen, sich in den neuen, weiter wandelnden Arbeitsumgebungen zurechtzufinden. Die damit verbundenen Erfordernisse lauten Qualifizierung, Weiterbildung und lebenslanges Lernen.

Fortbildung auf allen Ebenen

Damit reagieren Unternehmen gleichzeitig auf einen Wunsch der meisten ihrer Mitarbeiter. Denn gut drei Viertel der Schweizer Bevölkerung wollen nach den Erfahrungen mit Homeoffice, Distant Learning und Online-Shopping während der Corona-Pandemie ihre digitalen Fähigkeiten verbessern, wie die Managementberatung Oliver Wyman in ihrer Studie «Switzerland’s Digital DNA» darlegte. Vor allem bei den Jüngeren sei dieser Wunsch ausgeprägt. So raten die Experten, dass Unternehmen dies berücksichtigen und ihre Beschäftigten selber weiterqualifizieren oder ihre Lernbereitschaft finanziell unterstützen sollten, um Fachkräfte zu binden. Damit befinden sie sich in guter Gesellschaft. Auch PwC hält Upskilling und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten für Schlüssel, damit Unternehmen im Kampf um Talente bestehen.

Mindestens genauso wichtig ist, pauschale Skepsis gegenüber grossen Technologiefirmen bezüglich der Datenweitergabe zu überwinden. Denn diese bieten längst viele Möglichkeiten, um Daten und Anwendungen in der Cloud sicher zu nutzen. Dazu zählen nicht nur Einstellungen, die definieren, welche Daten wofür verwendet werden. Auch Verfahren zum sicheren Authentifizieren und Schutz vor Pishing sowie Malware gehören zum Repertoire guter Clouddienste. Clientseitige Verschlüsselungen erlauben sogar die Einhaltung besonders strenger Datenschutzvorschriften, zum Beispiel in stark regulierten Branchen. Damit können Unternehmen eine gefährliche Klippe in den meisten Fällen weit sicherer umschiffen als im Falle von Self Hosting. Denn Cybersicherheit ist aktuell am stärksten bedroht, so PwC.

Unterstützung vor Ort

Ohne Frage sind das Auswählen der benötigten Tools, deren Konfiguration, das Migrieren von Daten in die Cloud und Umstellen auf New Work komplexe Themen, die umfassendes Know-how und Expertise benötigen. Vor allem angesichts des Mangels an IT-Fachkräften kann das für Unternehmen schnell zu einem Problem werden. Eine praktikable Lösung ist daher das Outsourcen solcher Prozesse.

Führende Cloud-Anbieter verfügen über zertifizierte Partner vor Ort, die Unternehmen bei genau diesen Aufgaben unterstützen. Sie beraten, welche Lösung wofür geeignet ist, verknüpfen diese miteinander übernehmen die Konfiguration und migrieren die benötigten Daten. Ausserdem schulen sie die Mitarbeiter, sodass Unternehmen ohne Arbeitsunterbrechung innerhalb kürzester Zeit auf eine sichere Collaboration-Lösung umsteigen können, die viele zeit- und fehleranfällige Routinetätigkeiten automatisiert. Auf den Punkt gebracht: Mit naheliegenden Mitteln erhalten sie ein wichtiges Instrument, um den aktuellen und künftigen Anforderungen gestärkt zu begegnen und das Unternehmenswachstum mit ruhiger Hand ins Visier zu nehmen. Ishan Don stackworks.ch

Ishan Don, der Autor dieses Beitrags, ist Gründer und Geschäftsführer von StackWorks – einem Google Cloud Service Provider, der komplexe IT-Infrastrukturen durch einfache und sichere Cloud-Services ersetzt.